一、規(guī)范呈送

嚴(yán)格按照上級報送文件要求，文件的起草要全面、客觀、完整地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，合理使用文種，符合格式要求，重點突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，語言簡潔，通俗易懂。文件在送領(lǐng)導(dǎo)審批或簽發(fā)之前，必須反復(fù)校對確保無誤。打印、發(fā)放文件必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后方可印發(fā)。凡正式行文應(yīng)加蓋單位公章。使用印章必須報經(jīng)校長批準(zhǔn)同意，對需加蓋印章的文書內(nèi)容必須認(rèn)真審閱，嚴(yán)禁擅自用印，蓋印要嚴(yán)肅認(rèn)真，蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對有像片的證書、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應(yīng)壓年蓋月。

二、及時提醒

要嚴(yán)格按照公文辦理時限要求及時對公文進行處理。辦公室向各處室下發(fā)文件時，會向各處室主任明確文件回復(fù)時間和要求，及時督促，確保按時按質(zhì)按要求完成。

三、認(rèn)真記錄

收文的具體工作環(huán)節(jié)有收文登記、擬辦、批辦、承辦、歸檔等。

1.收文登記：收文登記的范圍，上級機關(guān)的政策性、指導(dǎo)性、交辦性、參閱性公文，參加重要會議的通知、會上印發(fā)的會議公文及其他材料等。

2.批辦：是指由辦公室對公文辦理向主要領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見。再由主要領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)批到主管領(lǐng)導(dǎo)。

3.擬辦：由主管領(lǐng)導(dǎo)交代給各處室主要負(fù)責(zé)人對上級來文的擬辦，對需要聯(lián)合辦理的公文的擬辦，應(yīng)明確指定牽頭科室，以免科室之間互相爭辦或者相互推諉。

擬辦意見應(yīng)工整地書寫在《文件批辦卡》的主管領(lǐng)導(dǎo)意見欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名和時間。

4.承辦：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦后的公文，應(yīng)交有關(guān)處室具體負(fù)責(zé)辦理，以將批辦意見落到實處。在公文辦理完畢之后，承辦人員應(yīng)清晰、工整地在《文件批辦卡》的相應(yīng)欄目內(nèi)，填寫承辦的經(jīng)過與結(jié)果，并應(yīng)填寫歸還日期，以備日后查詢。

5.歸檔：凡發(fā)送本單位的文件，由辦公室統(tǒng)一接收整理，處理完畢后交檔案室按立卷歸檔要求及時分類歸檔。

文件負(fù)責(zé)人：常 青